Elk jaar komt het een keer of vijf voor dat een bestelde plant niet meer daadwerkelijk in de voorraad aanwezig is. Laten we voorop stellen dat dit dus best weinig voor komt !

Aangezien veel van onze kopers er over het algemeen erg aan hechten dat het juiste wordt uitgeleverd (net als dat voor onszelf zou gelden), voelen we toch de behoefte deze extra pagina te wijden aan een toelichting op de sporadische voorraadverschillen, die er toch elk jaar blijken te zijn.

We vragen allereerst nogmaals uw begrip voor het feit dat voorraadbeheer een echte uitdaging is onder de omstandigheden waaronder wij de planten opkweken (grote hoeveelheid variëteiten in veelal kleine aantallen in een bescheiden hobbykas). Meestal is er sprake van een begripvolle reactie als er sprake blijkt te zijn van een voorraadverschil, op een sporadische vervelende uitzondering na. Speciaal voor deze uitzonderingen geven we deze toelichting.

Als mogelijke oorzaken voor een voorraadverschil kunnen we aanwijzen:

(1) Onzorgvuldig handelen van onze kant
Bijvoorbeeld: verkeerd geteld of iets per ongeluk verkeerd uitgeleverd. Alhoewel we ook mensen zijn en fouten kunnen maken, is deze oorzaak toch niet de meest waarschijnlijke, aangezien we zo zorgvuldig mogelijk werken.

(2) Werkelijke wijziging van de voorraad
Alhoewel we bij de inventarisatie vooraf al onderscheid proberen te maken tussen verkoopwaardige en niet-verkoopwaardige planten, kan het altijd gebeuren dat we vaststellen dat sommige planten bij nader inzien toch niet verkoopwaardig zijn. Of er gebeurt een ongelukje en er sneuvelt een plant.

(3) Digitale oorzaak
De twee hierboven genoemde oorzaken kunnen we wel tot een minimum beperken. Desalniettemin komen voorraadverschillen toch vaker voor dan we zelf zouden verwachten. Hiervoor kunnen we slechts een digitale oorzaak aanwijzen. In principe zou de webshop zelf de voorraad moeten bijhouden. We kunnen inmiddels met zekerheid stellen dat dit niet altijd het geval is. We weten niet hoe dit komt. Waarschijnlijk ligt de oorzaak bij het gedrag van de bezoekers van de webshop, bijvoorbeeld:
– planten in het winkelwagentje doen en dan weer annuleren
– planten in het winkelwagentje doen en dan aantallen wijzigen
– de gehele bestelling annuleren
– dubbele bestellingen opgeven en dan één ervan weer annuleren
In principe zou dit allemaal perfect moeten werken, maar dat is in de praktijk niet zo. Kennelijk kan het digitale systeem dit niet aan en treden er soms administratieve (digitale) voorraadverschillen op. Zodra we dit vaststellen doen we soms een hertelling om de aantallen te herijken.

Een hertelling kan echter natuurlijk een nieuwe bron van fouten zijn, want we moeten dan tevens inventariseren:
– welke planten al zijn besteld én afgehaald, en:
– welke planten wel zijn besteld, maar nog niet afgehaald en door ons al zijn afgezonderd van de voorraad, en:
– welke planten wel zijn besteld, maar nog niet afgehaald en nog in de voorraad staan, en:
– welke planten nog door niemand zijn besteld,
en dit kan dan ook allemaal nog eens elke minuut wijzigen…..

(4) NIET de oorzaak !!!
Een voorraadverschil wordt niet veroorzaakt doordat we reeds bestelde planten opzettelijk toch maar aan iemand anders hebben verkocht.

Hoe behandelen we een voorraadverschil ?

Uitlevering van bestelde planten vindt plaats op volgorde van afhaalmoment, dus niet op volgorde van bestellen. We hebben er simpelweg de plek niet voor om alle bestelde planten meteen apart te zetten.

Aangezien voorraadverschillen pas opvallen tegen het einde van de voorraad, betekent dit dus dat naarmate je later komt afhalen, je een iets grotere kans loopt op een voorraadverschil.

Zoals hierboven al beschreven hebben we er de ruimte niet voor om alle bestellingen meteen af te zonderen van de voorraad. Dit zou technisch bezien overigens ook niets oplossen; we zouden een eventueel verschil dan alleen wat eerder constateren……

Bij een voorraadverschil zullen we uiteraard nooit ongevraagd iets anders leveren onder het mom van “wat niet weet, wat niet deert“, daar hoef je niet bang voor te zijn !

In geval van een voorraadverschil zullen we vervanging of annulering aanbieden.

Om de kans op een voorraadverschil te minimaliseren, is zo snel mogelijk afhalen na het doorgeven van de bestelling derhalve de enige optie !
(het mogelijke voorraadprobleem blijft dan overigens bestaan, maar dan constateren we dat pas bij degene die na jou komt afhalen)